DESCRIÇÃO
RESUMIDA DE FUNÇÕES DO SOFTWARE DE CONDOMÍNIO
DATA DIGITUS
1
-RATEIO
1.01
Cálculo de rateios por até nove frações,
por verba, onde o usuário digita o valor desejado ou,
ainda, através de importação de planilha
de cálculo (lótus, 123 e etc.), podendo ser alterado,
recriado ou adicionado valores, referências e históricos
em tempo de cálculo.
1.02
Rotina que possibilita o cancelamento de recibos gerados errados
e já emitidos ou, mesmo, a alteração de
Plano de Contas (conta que receberá a verba), para recibos
já gerados.
1.03
Possibilidade de controlar dupla numeração, bancária
(nosso número) e interna, caso específico para
usuários que utilizem fichas pré-emitidas de bancos.
1.04
Emissão de protocolos por tipo de entrega de correspondência.
1.04.1
Gerador de relação de condôminos por tipo
de correspondência ou total podendo ser titulado, (dado
nome ao relatório), livremente pelo usuário.
1.05
Emissão de relatórios resumidos que possibilitam
a conferência dos cálculos após o rateio.(impressão
compacta)
1.06
Emissão de relatórios completos que possibilitam
a conferência dos cálculos após o rateio.(impressão
normal)
1.07
Emissão de etiquetas de condôminos por tipo de
entrega de correspondência, formato livre.
1.08
Emissão de etiquetas de edifícios por tipo de
entrega de correspondência, formato livre.
1.09
Emissão de etiquetas da administradora por tipo de entrega
de correspondência, formato livre.
1.10
Emissão de ficha de compensação para qualquer
banco em todos os formatos, a saber: pré-emitidas pelo
banco (processo matricial),
1.11
Emissão de ficha de compensação a laser
(na impressora do usuário) ou, ainda, para envio a bureau
de emissão a laser em grande volume.
A
emissão de fichas de compensação em impressora
a laser de pequeno porte é suportada pelo sistema, emitindo
tão somente a face da frente da ficha de compensação,
ou seja, em impressoras de pequeno porte o sistema emite a ficha
de compensação padrão do BANCO CENTRAL
sem demonstrativos em seu corpo e, em branco nas costas do formulário.
Embora
o software possua um configurador de DRIVER’S de impressão,
é preferível, porém, não imprescindível,
impressoras Hewlett Packard(*).
(*)
Hewlett Packard é marca registrada da HP.
1.12
Rotina que possibilita a visualização da impressão que será efetuada, anteriormente, ao comando de emissão, mostrando os textos da ficha de compensação (resumos
de balancetes frente e verso), bem como os valores que serão
cobrados (a própria ficha de compensação).
Possui também um editor de textos através da função
“EDT”, permitindo a inclusão de linhas, avisos,
alterações ou mesmo a exclusão de linhas
sem a necessidade do uso do editor do sistema operacional, normalmente
o “EDIT”.
1.13
Emissão de ficha de compensação com balancete
para envio a bureau de emissão a laser em grande volume.
1.14
Rotina que adota o padrão bancário para transmissão
de emissão de cobrança para banco (normalmente
cobrança registrada), onde o banco providenciará
a emissão das fichas de compensação.
1.15
Emissão de 2a via nos mesmos métodos de impressão:
pré-emitida, a laser ou para bureau.
2
– CADASTROS
2.01
Contas de bancos, em contas vinculadas à conta da Administradora
ou individuais, até 99 bancos, efetuando comunicação
com banco para troca de arquivos com a administradora.
2.02
Cadastro de Edifícios com todos os dados necessários
à sua identificação; possui inclusive,
uma função que permite a criação
de uma tela específica e individualizada para cada condômino,
onde outros dados de interesse da administradora poderão
ser formatados por ela e visualizados em consulta. Outra função
interessante é a chamada FCH, que permite a definição
individualizada dos demonstrativos financeiros, que deverão
ser impressos na ficha de compensação a laser
para impressoras de alto volume. Uma função especial
chamada BAL, permite a programação mensal dos
tipos de relatórios que deverão ser impressos
para o fechamento da pasta do mês, esta função
possibilita que cada edifício tenha seus relatórios
impressos de acordo com a escolha feita pelo síndico
e conselho, sem a necessidade de anotações à
parte por parte do operador, ficando assim arquivado em cada
edifício quais tipos devem ser impressos todos os meses,
podendo, evidentemente, ser alterados a qualquer tempo.
2.03
Cadastro de condôminos, agora com três telas de
dados, destacando-se: e-mail, 2o nome de cadastro, tela texto
individual criada a partir do cadastro de edifício, dados
bancários do condômino entre outros campos.
2.04
Cadastro de Síndico e Subsíndico, permitindo consulta,
cadastro de dados tipo: período de gestão, endereço
comercial, cartório e etc.
2.05
Cadastro de até 99 contas plano por edifício para
demonstração em tela e relatórios: entenda-se
por contas plano aquelas que receberão as arrecadações
e despesas do edifício do tipo: ORDINÁRIA, FUNDO
DE RESERVA e etc.
2.06
Histórico padrão de receita e de despesa, o padrão
é determinado pelo usuário. Na despesa é
possível determinar o somatório dos valores lançados
para determinado histórico e apresenta-lo em relatórios
e telas em um único lançamento, ou seja, demonstrar
determinado histórico de despesa analiticamente, aparecerá
nos relatórios e telas, tantas vezes quantas forem lançadas
ou, sinteticamente, somando todos os lançamentos efetuados
com o mesmo código de histórico e aparecendo em
um único lançamento nos relatórios e telas,
neste caso, os complementos dos lançamentos serão
suprimidos. É possível também determinar
para o histórico que se desejar, o valor unitário
do mesmo, por exemplo: 020 FOTOCÓPIAS R$ 0,10. O valor
cadastrado para o histórico, FOTOCÓPIAS, será
sugerido em tela, toda vez que for utilizada a rotina diária
DESPESAS COM VALOR UNITÁRIO, descrita mais à frente.
2.07
Tabela de aplicação permite o controle de remuneração
dos rendimentos repassados aos edifícios. Rotina para
edifícios em conta pool.
2.08
Cadastro de Índices para correção dos valores
em aberto de condôminos.
2.09
Administradora permite o controle de rotinas e senhas do sistema.(uso
exclusivo da DATA DIGITUS)
2.10
Relatórios dos cadastros em diversos formatos e classificações
do tipo: resumido, por código, alfabético, alfabético
resumido.
2.11
Emissão de etiquetas de condôminos, síndico
e subsíndico, edifício, dados bancários
em formato de livre escolha pelo usuário.
Consultas
em telas dos dados cadastrados.
3
- ROTINA MENSAL (BALANCETES)
3.01
Manutenção de Novos Edifícios, geração
de planos contábeis para novos edifícios, implantação
personalizada do plano de contas.
3.02
Manutenção de Pendências, onde o usuário
poderá cadastrar os valores pendentes na implantação
ou, mesmo, alterar, incluir ou excluir recibos através
desta rotina.
3.03
Abertura do movimento mensal por edifício, aceitando
múltiplos períodos, como, por exemplo: de 1 a
30 do mês, de 05 de um mês a 04 de outro mês,
ou até demonstração de períodos
inferiores ou superiores a 30 dias.
3.04
Transferência de Valores entre contas de um mesmo edifício,
possibilitando a movimentação de resíduos
de saldos de contas de arrecadação que poderão
ser transportados para outras contas como, por exemplo: de conta
de melhorias para conta ordinária.
3.05
Transferência de lançamentos de Despesas permite
a mudança de valor de uma conta para outra no mesmo edifício.
3.06
Consulta ao Movimento Mensal, permite ao usuário acesso
direto ao seletor de consultas.
3.07
Emissão de Balancetes, podendo ser emitido:
Relação
de Devedores
Relação
de Despesas
Relação
de Recebimentos
Demonstrativo
Financeiro
Resumo
Financeiro
Diversos
modelos à escolha do usuário, podendo, inclusive,
gerar os arquivos TEXTOS para demonstração de
Contas conjuntamente com a Ficha de Compensação,
para IMPRESSORAS A LASER DE ALTO VOLUME (BUREAUS).
Em
todos os relatórios citados, o usuário pode incluir
um texto ao final do relatório com as seguintes características:
Texto
livre em formato TXT sem limitação de tamanho.
Padrão
de Nome:
CDMPENDE.
XXX
CDMDESPE.
XXX
CDMRECEI.
XXX
CDMBALAN.
XXX
CDMRESUM.
XXX
ONDE
XXX = TXT para Genérico (uso para todos edifícios
que não possuam texto específico) ou, 999, onde
999 é o número do edifício com texto específico
e individual, ou seja, quando especificado um texto exclusivo
para determinado edifício, o uso do texto genérico
que será impresso para todos, será inibido.
3.08
Balancete Pré-Definido no Cadastro de Edifício,
permite a emissão de relatórios da pasta de fechamento
mensal de contas, a partir dos tipos possíveis de emissão
pré-definidos no cadastro de edifício; esta rotina
evita o uso de controles manuais que determinam qual tipo de
relatório é emitido para cada edifício
no fechamento mensal de contas, podendo assim tornar personalizada
a prestação de contas de cada edifício.
3.09
Reabertura de movimento mensal encerrado, desde que um novo
período para o mesmo edifício já não
tenha sido iniciado.
3.10
Extrato de Edifícios no formato sintético, demonstrando
saldos por data, ou, analítico, onde são demonstrados
todos os lançamentos do mês, totalizando saldo
diário tipo extrato bancário; emite, também,
um extrato analítico de despesas.
3.11
Resumo de Despesas por Histórico, relatório de
pesquisa rápida permitindo, por exemplo, quantificar
para um edifício ou para uma seqüência ou,
ainda, para todos os edifícios, a existência ou
não de determinada despesa no mês, totalizando
por edifício e geral.
3.12
ROTINA DE DADOS ESTATÍTICOS
Seletor
com diversas funções onde o usuário, antes
de cada encerramento mensal das contas do Edifício, transporta
todas as informações de arrecadação
e despesa, para um quadro estatístico que acumula os
últimos 12 meses. Este seletor compreende:
3.12.1
– CONTAS DE BALANCETE:
Rotina
que permite a inclusão, alteração, exclusão
e relação de contas de balancetes, que perderam
sua razão de ser no presente como, por exemplo: CONTA
OBRAS (obra realizada por um período curto de tempo,
com arrecadação específica e já
concluída, com saldo na conta igual a zero ou saldo remanescente
transferido para outra Conta) onde, para fins de estatística,
o usuário pretenda incluir o passado do Edifício,
uso freqüente quando da implantação de um
novo edifício.
3.12.2
– HISTÓRICOS:
Rotina
com função idêntica à rotina de Contas
de Balancete, para históricos de Receita e Despesa.
3.12.3
– COTAÇÕES DO DÓLAR:
Rotina
que permite a manutenção dos dados relativos a:
Valor de Venda, Valor de Compra e Data da Cotação
do Dólar.
3.12.4
– MANUTENÇÃO DE VALORES:
Rotina
que permite a inclusão, alteração, exclusão,
consulta e relatório, de valor para determinado edifício,
comumente utilizado para acertos contábeis realizados
após o encerramento de período de demonstração.
3.12.5
– QUADRO ESTATÍSTICO:
Permite
ao usuário a emissão do relatório demonstrativo,
analítico ou sintético, em real ou dólar.
O usuário pode optar em emitir um determinado edifício
ou vários edifícios, com escolha do período,
ou seja, de determinado mês e ano até determinado
mês e ano.
3.12.6
– IMPORTAÇÃO DE DADOS:
Rotina
que permite a importação de dados, sintéticos
ou analíticos, a partir de planilha eletrônica
do tipo: EXCEL, LOTUS 123 e etc.
3.12.7
– EXPORTAÇÃO DE DADOS:
Rotina
que permite a exportação de dados sintéticos
ou analíticos, em real ou dólar, dos dados acumulados
para planilhas eletrônicas do tipo: EXCEL, LOTUS 123 e
etc. O usuário pode optar em exportar um determinado
edifício ou vários edifícios, com escolha
do período, ou seja, de determinado mês e ano até
determinado mês e ano, especificando, inclusive, o drive
de disco, diretório e nome do arquivo a ser gerado.
RESUMIDAMENTE
FALANDO, a utilização destas rotinas permite ao
Usuário a confecção de Gráficos
nos aplicativos mais conhecidos do tipo: EXCEL, LOTUS 123 e
etc.
3.13
Endereçamento para impressão a laser; rotina que
gera, automaticamente, um arquivo em padrão TEXTO, formatado
para impressão do DESTINATÁRIO, em cartas, circulares
e documentos em geral, que serão impressos em IMPRESSORAS
A LASER DE ALTO VOLUME.
3.14
Elaboração da pasta de DOCUMENTOS do Edifício,
rotinas apropriadas para a confecção da pasta
de documentos dos edifícios com três funções
específicas, a saber:
DÊS:
Emissão dos comprovantes das despesas que foram lançadas
individualmente e agrupadas pelo sistema para a apresentação
no pasta do balancete.
AGP:
Gera o relatório analítico das despesas que foram
agrupadas, para demonstração na pasta de documentos
e conciliação.
DIV:
Rotina que permite a emissão de FOLHA ROSTO, TÊRMO
DE APROVAÇÃO, PROTOCOLO DE ENTREGA DE PASTAS E
DOCUMENTOS e FOLHAS PARA ANEXAÇÃO DOS COMPROVANTES
DE DESPESAS efetuadas no mês, com o respectivo número
do lançamento contábil que originou o lançamento.
3.15
Verifica arquivo RS (resumo) INFO, rotina que permite a verificação
dos arquivos de resumos de balancetes a serem emitidos nas fichas
de compensação, através de três funções,
a saber:
LST,
sua função é relacionar em impressora,
os dados que serão impressos relativos aos balancetes,
na ficha de compensação.
VRF,
sua função básica é verificar o
tamanho do arquivo que será levado para emissão
junto à ficha de compensação, não
permitindo assim o estouro de campos.
EDT,
função que permite a EDIÇÃO, de
avisos ou inclusão de qualquer dado digitado na prestação
de contas.
4
- ROTINA DIÁRIA
4.01
Rotina que permite a abertura Diária contábil
da Administradora, podendo ou não integrar lançamentos
das CONTAS a PAGAR, mantendo ou excluindo os lançamentos
de CONTAS a PAGAR não confirmados.
4.02
Baixa de Recibos Manual, diversas telas possibilitando efetuar
o recebimento em suas particularidades, a saber: Período
sem multa, Período com multa, Atrasado sem multa, Atrasado
com multa, Outros recebimentos (outras receitas), Antecipações.
Nesta rotina, encontram-se, também, outras rotinas do
tipo: Baixar recibo a recibo, em Bloco (40 recibos por tela),
Baixa por Valor, Exclusões das baixas em aberto no movimento,
ou dentro do mês, com inclusão ou não do
condômino na pendência, aceita a numeração
bancária (NOSSO NÚMERO) ou número de controle
da ADMINISTRADORA.
4.03
Baixa de Recibos automática, rotina que, através
da importação de arquivos padrão CNAB (padrão
do sistema Bancário), efetua a baixa automática
dos títulos, por edifício, em contas vinculadas
à conta da Administradora ou INDIVIDUAIS, com critica
de registros rejeitados em tempo real e em tela.
4.04
Caixa com AUTENTICAÇÃO, rotina que permite a baixa
manual de recibos e lançamento de despesas, através
de caixa registradora, terminal eletrônico, ou, através
de impressoras matriciais, efetuando a baixa do título
e autenticando mecanicamente o documento. Permite também
a leitura de código de barras dos recibos a serem baixados
através do leitor ótico, podendo este último,
ser adaptado ao monitor ou ao teclado do equipamento. Em resumo,
esta rotina contém todas as funções necessárias
ao recebimento de recibos ou fichas de compensação
e lançamentos de despesas, resumindo as duas funções
em uma única tela. A implementação desta
rotina prescinde de orientação dos analistas da
DATA DIGITUS, bem como a compra de hardware específico.
4.05
Lançamento de Despesas por edifício, utilizando-se
do plano de contas padrão (determinado pela ADMINISTRADORA),
possuindo todas as funções necessárias
para a realização desta tarefa, inclusão,
exclusão no movimento aberto ou mensal de lançamentos.
4.06
Lançamento de Despesas com Valor Unitário, rotina
que permite, o lançamento de despesas com cálculo
de total automático pelo sistema. Muito utilizada para
despesas do tipo: fotocópias, correio e etc., onde, o
número de cópias multiplicado pelo valor unitário,
gerará o valor do lançamento. O valor unitário
poderá ser digitado na hora do lançamento ou ser
sugerido pelo programa se o valor estiver cadastrado no código
do histórico de despesa utilizado. Esta rotina possibilita
ainda a emissão ou não do(s) recibo(s) incluindo
opcionalmente ou não o lançamento efetuado no
corpo do recibo, ou seja, o programa pode gerar ou não,
um recibo para o lançamento da despesa lançada
neste programa. São estas as suas funções
em tela:
LCT
: Inclui o lançamento de despesa sem Emissão do
recibo.
REC
: Prepara recibo para a cobrança de DESPESA e opcionalmente
inclui o lançamento de despesa.
COP
: Prepara recibo para a cobrança de CÓPIAS e opcionalmente
inclui o Lançamento de despesa.
4.07
Consulta ao Movimento Mensal, permite ao usuário acesso
direto ao seletor de consultas.
4.08
Rotina de Encerramento do dia contábil, com diversas
rotinas, entre elas: Lançamento de conta Pendência
(diversos lançamentos em um mesmo cheque para diferentes
contas), Transferências e Acertos dia entre contas, relação
dos lançamentos por edifício (mais utilizado em
contas individuais), ou por conta bancária (uso mais
intenso quando a conta do edifício está vinculada
à conta da Administradora).
4.09
Rotina de reabertura de movimento contábil, desde que
outro dia não tenha sido, ainda, aberto.
4.10
Previsão de Receitas, relatório sintético
e analítico por edifício, com totalização
por data, com dupla função, a saber: se data futura,
previsão de entradas, se data passada, análise
da inadimplência por edifício e geral.
4.11
Relação de saldos com remuneração,
utilizado mais comumente em contas POLL, onde o administrador
remunera o edifício por saldos credores e cobra custas
financeiras(juros) por saldos devedores.
4.12
Relação de saldos com previsão, realizando
uma analise financeira sobre a receita do edifício, uma
vez que, em uma única linha, é mostrado o saldo
atual do edifício, o montante de compromissos (despesas)
a serem realizadas até o fim do período e aberto
(através da análise integrada das contas a pagar)
e a inadimplência do mês, auxiliando o administrador
na tomada de decisão quanto à emissão ou
não de rateio extraordinário para cobertura de
saldo.
5
- JURÍDICO
5.01
Rotina em tela para cálculo individual por condômino,
de valores em atraso, com especificação de Honorários
advocatícios, descriminando: principal, multa, correção
monetária, juros e honorários, podendo ser impresso
através da tecla “PRINT SCREEN”, no teclado
normal de seu micro.
5.02
Carta de cobrança ao condômino sem correção
monetária: é uma rotina que poderá imprimir
os débitos em aberto, para vencimento especificado pelo
usuário (entre datas); pode apresentar valores por item,
detalhe a detalhe do recibo, por recibo, mostrando vencimento,
número do recibo e valor, só o total do débito
ou somente o texto da carta. O texto da carta é de formato
livre padrão TXT com a seguinte formatação:
CDMCARTA.999
CDMASSIN.999
Onde:999
número do modelo
CDMCARTA
1a parte da carta
CDMASSIN
2a parte da carta, impressa após Demonstração
dos valores.
Note
que o usuário escolhe o modelo (de 001 a 999 modelos)
de carta que poderá ser criado por ele próprio.
Além destas opções, poderá o usuário
pedir ao sistema que emita o texto especificado no formato de
apresentação de AÇÃO, (inicial de
processo de cobrança judicial sumária) em formulário
normal (80 colunas) ou formulário pré-impresso
e personalizado da empresa.
5.03
Carta de cobrança ao condômino com correção
monetária: é uma rotina que, a exemplo da Carta
de cobrança sem correção monetária,
oferece todas as opões da 1a sendo: adicionando-se a
ela a correção monetária, juros, multas
e, opcionalmente, os honorários advocatícios.
5.04
Etiquetas de condôminos em atraso: possibilita a emissão
de etiquetas para condôminos que se encontram em débito,
entre datas, informada pelo usuário; destaque-se aí
que é grafado em cada etiqueta o termo “JURÍDICO”,
dando a entender ao condômino a importância da correspondência
que a acompanha.
5.05
Controle de Acordos: possibilita a confecção de
acordos extrajudiciais para condôminos devedores, em até
24 parcelas. Subdividi-se em cinco sub-rotinas, a saber:
5.05.1
ACO – ESPECIFICAÇÃO DE ACORDO: através
desta rotina selecionam-se os recibos que farão parte
do acordo. Ao final do parcelamento, esta rotina gera automaticamente
tantos recibos, quantas forem as parcelas do acordo.
5.05.2
CAN – CANCELAMENTO DE ACORDO: através desta rotina
é possível cancelar o acordo não cumprido,
devolvendo-se para a pendência os recibos originais. Para
as parcelas eventualmente pagas do acordo, quando este foi cumprido
em parte, as parcelas pagas são levadas para a pendência
com valor negativo, ou seja, as parcelas pagas diminuirão
o valor pendente.
5.05.3
CON – CONSULTA DE ACORDOS: através desta rotina
é possível a consulta a acordos já realizados.
5.05.4
REL – RELATÓRIO DE ACORDOS: semelhante à
consulta, esta rotina permite demonstrar em papel os acordos
firmados.
5.05.5
ENC – ENCERRAMENTO DOS ACORDOS: através desta rotina
é possível sinalizar para o sistema, quais os
acordos foram cumpridos integralmente, eliminando-se assim definitivamente,
os registros dos recibos gerados originalmente.
5.05.6
QUI - QUITAÇÃO: permite a reativação
de todos os recibos originais que fizeram parte do acordo, gerando
um valor a débito na conta acordos de forma a zera-la,
permitindo assim, que a baixa com multa seja realizada individualmente
pela função "BAI", propiciando desta
forma a apropriação dos valores originais mais
multa nas contas especificadas do rateio (ordinária,
fundo de reserva, benfeitorias e etc), porém ao utiliza-la
o lançamento de juros e correção monetária
deverá ser feito individualmente em cada conta através
da função "OUT" - outras receitas.
6
- CONSULTAS EM TELA
CONSULTAS
Este
é um seletor específico para usuários que
determinam a proteção por senhas, das principais
funções do Software, possibilitando aos outros
usuários tão somente a entrada neste seletor,
para mera consulta.
6.01
Cadastro, alteração, exclusão, relatório
e consulta à AGENDA DE COMPROMISSOS por edifício,
onde o usuário poderá, inclusive, controlar o
andamento do assunto, com controle específico se o mesmo
foi resolvido ou não. Importante salientar que esta agenda
pode disparar automaticamente um aviso em tela, na abertura
do sistema, solicitando se há o desejo ou não
de listar os compromissos em papel ou em tela, desde a última
vez que esta rotina foi listada ou consultada, ou seja, um controle
no sistema avisa que a mesma não foi listada ou consultada
desde determinada data e lhe permite listar ou consultar, desde
aquela data até atual.
6.02
Consulta aos dados do edifício condôminos.
Alfabético,
por código ou por unidade.
6.03
Consulta aos dados de Síndico e Subsíndico.
6.04
Cálculos de valores devidos por condômino específico
para a verificação detalhada de débitos
e cálculos de determinado condômino em particular.
6.05
Consulta ao movimento MENSAL, a saber, (alterações
importantes no decorrer de 1999):
6.05.1
– MOVIMENTO DO DIA:
Consulta
ao movimento contábil em aberto por edifício,
despesas e receitas.
6.05.2
– EXTRATO EDIFÍCIO:
Permite
consulta do movimento mensal, lançamentos de despesas
e receitas, classificados por dia, por edifício.
6.05.3
– RECEITAS:
Permite
consulta do movimento mensal, somente os lançamentos
de RECEITA, classificados por dia, por edifício.
6.05.4
– DESPESAS:
Permite
consulta do movimento mensal, somente os lançamentos
de DESPESA, classificados por dia, por edifício.
6.05.5
– RESUMO FINANCEIRO:
Apresenta
em tela, o resumo financeiro de cada conta de arrecadação
do edifício, para o período em aberto do mesmo.
6.05.6
– DEVEDORES:
Permite
a livre escolha do edifício, arbitramento do percentual
de despesas de cobrança (honorários advocatícios),
efetuando então, o cálculo dos valores devidos
por condômino, onde são apresentados: unidade,
valor do principal, multa, atualização, juros,
despesa de cobrança e total.
6.05.7
– CONTAS A PAGAR:
Permite
a consulta por edifício, de todos os lançamentos
em contas a pagar, que se encontram não integrados, ou
seja, lançamentos a futuro, e, mesmo os de data inferior
ao movimento em aberto contábil, ou, de período
do edifício, não integrado.
(*)
Para todos os itens, exceto item seis, DEVEDORES, o saldo disponível
do edifício e apresentado em tela.
7
- CONTAS A PAGAR
7.01
Rotina que permite a prévia digitação dos
compromissos futuros dos Edifícios: possui uma rotina
apropriada para a digitação de lançamentos
futuros, contas individuais ou contas vinculadas à conta
da Administradora, permitindo a manutenção dos
mesmos através de rotinas de inclusão, alteração
e exclusão dos dados.
Nesta
rotina, o usuário pode, inclusive, determinar o Banco
emitente do cheque para pagamento do lançamento, o Favorecido
do cheque e, ainda, determinar se o cheque é individual
ou agrupado com outros lançamentos (emissão de
um único cheque para diversos lançamentos) tenha
o edifício conta própria ou vinculada à
conta da Administradora, possibilitando, assim, a integração
do Software de Condomínio com o Software de Emissão
de Cheques da DATA DIGITUS.
Há,
também, um artifício que permite o lançamento
de valores a título de PREVISÃO.
7.02
Relatórios de Contas a Pagar, onde o usuário determina
o período que deseja analisar, edifício ou por
data e vice-versa.
7.03
Integração com software de Emissão de Cheques,
com rotinas apropriadas para ENVIO dos dados, previamente digitados
na rotina de Inclusão, para a emissão dos cheques
propriamente ditos e RECEBIMENTO de dados de cheques já
emitidos para data futura no software de Emissão de Cheques,
que devem ser incluídos nas contas a pagar; vale a pena
aqui esclarecer:
7.03.1
- Enviar dados ao software de Emissão de Cheques: é
a rotina mais comumente utilizada por usuários que administram
as contas de seus edifícios em conta vinculada à
conta da Administradora.
7.03.2
– Receber dados do software de Emissão de Cheques:
é a rotina mais comumente utilizada por usuários
que administram as contas de seus edifícios em contas
próprias dos mesmos, com praticamente um cheque para
cada lançamento; assim, à medida que as contas
são apresentadas à Administradora, a mesma providencia,
de pronto, a emissão do cheque pré-datando o mesmo,
para arquivamento na pasta de contas a pagar.
Em
Ambos os casos, a dupla digitação é evitada
por esta rotina.
7.04
Emissão do controle de contas a pagar, rotina apropriada
para administradoras que operam seus edifícios com conta
vinculada a ela. Emite um relatório que possibilita verificar
se os documentos recebidos a pagar foram efetivamente lançados
no sistema.
7.05
Integração dos lançamentos contas a pagar
permite a inclusão no contas a pagar de despesas não
previstas, no mesmo dia e com o movimento aberto.
7.06
Lançamento de Previsão de pagamentos com rotinas
específicas que permitem a inclusão, alteração
ou exclusão dos lançamentos de previsão.
7.07
Relação de Lançamentos de Previsão,
idêntica à rotina de emissão de Contas a
pagar: esta rotina possui as mesmas funções encontradas
na 1a, referindo-se, sempre, a lançamentos em PREVISÃO.
8
- INTERNET.
Com
o advento da INTERNET, a DATA DIGITUS confeccionou e desenvolveu,
em parceria com provedores do mercado, um produto que possibilita
ao condômino consultar, via INTERNET, visite www.dataminio.com.br,
todas as contas do edifício e dados de seus vizinhos
(outros condôminos); assim, este módulo é
composto de três rotinas especiais e específicas
para tal fim, a saber:
8.01
– Ficha cadastral do Edifício, geração
de arquivo TEXTO com formatação de dados já
adequada para o provedor publicá-lo.
8.02
– Balancete para a Internet, rotina dividida em três
rotinas básicas: BLC, para envio de Balancetes (normalmente
após o fechamento de contas), MVT, para envio da movimentação
do último movimento contábil fechado e PND, para
envio de dados dos condôminos em atraso.
8.03
– Dados para Gráficos, rotina que providencia o
envio dos dados acumulados na rotina de Dados estatísticos,
em formato já padronizado do provedor de INTERNET, transformando
os dados numéricos em gráficos coloridos, automaticamente,
podendo ser consultados e impressos pelos condôminos a
partir da consulta ao site da Administradora.
9
- MANUTENÇÃO
Seletor
desenvolvido para acertos e manutenções de dados;
quando da operação de forma incorreta pelo usuário
ou interrupções que causem desorganização
nos dados do sistema.
9.01
Acerta saldo de Balancete: muito utilizado quando da queda de
energia em meio a um lançamento contábil, onde,
após o retorno da energia, o usuário percebe que
a perna contábil, de apropriação do lançamento
no demonstrativo do Edifício, não foi efetivada,
devido à falha de energia.
9.02
Acerta Saldo Contábil, com função idêntica
à anterior, porém, agindo na perna contábil
do diário contábil ou razão e relação
de saldo contábil.
9.03
Acerto no Valor Antecipado: rotina apropriada ao conserto de
valores que necessitem manutenção ou acertos propriamente
ditos, na conta Antecipações do demonstrativo
financeiro do Edifício (normalmente utilizada na implantação
de saldos de novo edifício).
9.04
Copia arquivos de edifícios é a rotina que efetua
a transferência de todos os dados de determinado edifício,
de uma gerência para outra; entenda-se por gerência,
na maioria dos casos, a separação física
que o sistema permite, de gerenciamento de edifícios
com conta em banco vinculada à conta da Administradora
dos edifícios com conta própria; seu uso é
necessário quando um edifício, que possuía
conta vinculada, pede ao administrador a adoção
de conta própria para suas contas.
9.05
Lista arquivo de receita é uma rotina de uso especial
para os analistas da DATA DIGITUS e é muito utilizada
quando de erros graves de HARDWARE, do tipo: perda de dados
no disco, constantes quedas de energia e etc.
9.06
Reorganiza arquivos CDM, como o nome diz, é uma rotina
que permite a reconstrução e reestruturação
de dados de arquivos de controle do software; é largamente
utilizado em troca de versões e em problemas causados
por defeito de HARDWARE.
9.07
Reorganiza arquivos EDF, com função idêntica
ao anterior; esta rotina reconstrói e reestrutura arquivos
de Edifícios.
9.08
Extração de Valores – VILA VELHA; rotina
desenvolvida conjuntamente com clientes associados a AABIC,
que determinaram o lançamento do produto CARTÃO
DE FIDELIDADE 24 horas; esta rotina permite a extração
dos valores pagos por condôminos, a titulo de manutenção
mensal do serviço do cartão, valores estes que
pegaram carona, no recibo normal do condômino, gerando
um arquivo TEXTO, padrão TXT, que deve ser enviado à
Seguradora VILA VELHA.
Esta
rotina pode eliminar, inclusive, os registros de condôminos
que não efetuaram o pagamento do recibo (eliminação
tão somente do item que cobra o serviço de manutenção
do cartão); todos os dados extraídos e ou enviados
podem ser conferidos através de relatório emitido
por esta rotina.
9.09
Libera Flags de uso, rotina desenvolvida para liberação
de terminais em rede que foram suspensos por queda energia,
falha na rede ou pela rotina que suspende o uso de terminais,
rotina normalmente acionada por nossos analistas quando da troca
de versão do Software.
9.10
Suspende uso do sistema, rotina desenvolvida para uso exclusivo
dos analistas da DATA DIGITUS, quando da necessidade de manutenções
em dados de uso do software ou trocas de versões.
9.11
Impressoras e Etiquetas, rotina apropriada à configuração
de impressoras matriciais, a tinta, a laser entre outras e configurador
de etiquetas auto-adesivas que serão utilizadas pelo
usuário, comprimento, largura, tipo de impressão
(tamanho da letra) e etc.
9.12
Acerto entre gerências, é uma rotina que permite
ao usuário abrir um novo período de demonstração
financeira para o edifício sem, antes, encerrar o anterior
(copiando os arquivos para outro diretório no disco);
efetivar os ajustes no período anterior, encerrá-lo
e, através desta rotina, solicitar que os acertos verificados
sejam transportados para o mês corrente automaticamente.
9.13
Balancete Panorâmico/Vertical, esta opção
de impressão dos balancetes em formato ‘LAND SCAPE’
ou ‘PORTRAIT’, ou em outras palavras no formato
VERTICAL ou HORIZONTAL, foi especialmente desenvolvida para
configurações de máquina em que não
há memória suficiente para o uso das rotinas do
seletor de BALANCETES opções: