DESCRIÇÃO RESUMIDA DE FUNÇÕES DO SOFTWARE DE CONDOMÍNIO DATA DIGITUS

Seletor geral
1 - Rateio
2 - Cadastros
3 - Balancetes
4 - Rotina Diária
5 - Jurídico
6 - Consultas
7 - Contas a Pagar
8 - Internet
9 - Manutenção

1 -RATEIO

1.01 Cálculo de rateios por até nove frações, por verba, onde o usuário digita o valor desejado ou, ainda, através de importação de planilha de cálculo (lótus, 123 e etc.), podendo ser alterado, recriado ou adicionado valores, referências e históricos em tempo de cálculo.

1.02 Rotina que possibilita o cancelamento de recibos gerados errados e já emitidos ou, mesmo, a alteração de Plano de Contas (conta que receberá a verba), para recibos já gerados.

1.03 Possibilidade de controlar dupla numeração, bancária (nosso número) e interna, caso específico para usuários que utilizem fichas pré-emitidas de bancos.

1.04 Emissão de protocolos por tipo de entrega de correspondência.

1.04.1 Gerador de relação de condôminos por tipo de correspondência ou total podendo ser titulado, (dado nome ao relatório), livremente pelo usuário.

1.05 Emissão de relatórios resumidos que possibilitam a conferência dos cálculos após o rateio.(impressão compacta)

1.06 Emissão de relatórios completos que possibilitam a conferência dos cálculos após o rateio.(impressão normal)

1.07 Emissão de etiquetas de condôminos por tipo de entrega de correspondência, formato livre.

1.08 Emissão de etiquetas de edifícios por tipo de entrega de correspondência, formato livre.

1.09 Emissão de etiquetas da administradora por tipo de entrega de correspondência, formato livre.

1.10 Emissão de ficha de compensação para qualquer banco em todos os formatos, a saber: pré-emitidas pelo banco (processo matricial),

1.11 Emissão de ficha de compensação a laser (na impressora do usuário) ou, ainda, para envio a bureau de emissão a laser em grande volume.

A emissão de fichas de compensação em impressora a laser de pequeno porte é suportada pelo sistema, emitindo tão somente a face da frente da ficha de compensação, ou seja, em impressoras de pequeno porte o sistema emite a ficha de compensação padrão do BANCO CENTRAL sem demonstrativos em seu corpo e, em branco nas costas do formulário.

Embora o software possua um configurador de DRIVER’S de impressão, é preferível, porém, não imprescindível, impressoras Hewlett Packard(*).

(*) Hewlett Packard é marca registrada da HP.

1.12 Rotina que possibilita a visualização da impressão que será efetuada, anteriormente, ao comando de emissão, mostrando os textos da ficha de compensação (resumos de balancetes frente e verso), bem como os valores que serão cobrados (a própria ficha de compensação). Possui também um editor de textos através da função “EDT”, permitindo a inclusão de linhas, avisos, alterações ou mesmo a exclusão de linhas sem a necessidade do uso do editor do sistema operacional, normalmente o “EDIT”.

1.13 Emissão de ficha de compensação com balancete para envio a bureau de emissão a laser em grande volume.

1.14 Rotina que adota o padrão bancário para transmissão de emissão de cobrança para banco (normalmente cobrança registrada), onde o banco providenciará a emissão das fichas de compensação.

1.15 Emissão de 2a via nos mesmos métodos de impressão: pré-emitida, a laser ou para bureau.

2 – CADASTROS

2.01 Contas de bancos, em contas vinculadas à conta da Administradora ou individuais, até 99 bancos, efetuando comunicação com banco para troca de arquivos com a administradora.

2.02 Cadastro de Edifícios com todos os dados necessários à sua identificação; possui inclusive, uma função que permite a criação de uma tela específica e individualizada para cada condômino, onde outros dados de interesse da administradora poderão ser formatados por ela e visualizados em consulta. Outra função interessante é a chamada FCH, que permite a definição individualizada dos demonstrativos financeiros, que deverão ser impressos na ficha de compensação a laser para impressoras de alto volume. Uma função especial chamada BAL, permite a programação mensal dos tipos de relatórios que deverão ser impressos para o fechamento da pasta do mês, esta função possibilita que cada edifício tenha seus relatórios impressos de acordo com a escolha feita pelo síndico e conselho, sem a necessidade de anotações à parte por parte do operador, ficando assim arquivado em cada edifício quais tipos devem ser impressos todos os meses, podendo, evidentemente, ser alterados a qualquer tempo.

2.03 Cadastro de condôminos, agora com três telas de dados, destacando-se: e-mail, 2o nome de cadastro, tela texto individual criada a partir do cadastro de edifício, dados bancários do condômino entre outros campos.

2.04 Cadastro de Síndico e Subsíndico, permitindo consulta, cadastro de dados tipo: período de gestão, endereço comercial, cartório e etc.

2.05 Cadastro de até 99 contas plano por edifício para demonstração em tela e relatórios: entenda-se por contas plano aquelas que receberão as arrecadações e despesas do edifício do tipo: ORDINÁRIA, FUNDO DE RESERVA e etc.

2.06 Histórico padrão de receita e de despesa, o padrão é determinado pelo usuário. Na despesa é possível determinar o somatório dos valores lançados para determinado histórico e apresenta-lo em relatórios e telas em um único lançamento, ou seja, demonstrar determinado histórico de despesa analiticamente, aparecerá nos relatórios e telas, tantas vezes quantas forem lançadas ou, sinteticamente, somando todos os lançamentos efetuados com o mesmo código de histórico e aparecendo em um único lançamento nos relatórios e telas, neste caso, os complementos dos lançamentos serão suprimidos. É possível também determinar para o histórico que se desejar, o valor unitário do mesmo, por exemplo: 020 FOTOCÓPIAS R$ 0,10. O valor cadastrado para o histórico, FOTOCÓPIAS, será sugerido em tela, toda vez que for utilizada a rotina diária DESPESAS COM VALOR UNITÁRIO, descrita mais à frente.

2.07 Tabela de aplicação permite o controle de remuneração dos rendimentos repassados aos edifícios. Rotina para edifícios em conta pool.

2.08 Cadastro de Índices para correção dos valores em aberto de condôminos.

2.09 Administradora permite o controle de rotinas e senhas do sistema.(uso exclusivo da DATA DIGITUS)

2.10 Relatórios dos cadastros em diversos formatos e classificações do tipo: resumido, por código, alfabético, alfabético resumido.

2.11 Emissão de etiquetas de condôminos, síndico e subsíndico, edifício, dados bancários em formato de livre escolha pelo usuário.

Consultas em telas dos dados cadastrados.

3 - ROTINA MENSAL (BALANCETES)

3.01 Manutenção de Novos Edifícios, geração de planos contábeis para novos edifícios, implantação personalizada do plano de contas.

3.02 Manutenção de Pendências, onde o usuário poderá cadastrar os valores pendentes na implantação ou, mesmo, alterar, incluir ou excluir recibos através desta rotina.

3.03 Abertura do movimento mensal por edifício, aceitando múltiplos períodos, como, por exemplo: de 1 a 30 do mês, de 05 de um mês a 04 de outro mês, ou até demonstração de períodos inferiores ou superiores a 30 dias.

3.04 Transferência de Valores entre contas de um mesmo edifício, possibilitando a movimentação de resíduos de saldos de contas de arrecadação que poderão ser transportados para outras contas como, por exemplo: de conta de melhorias para conta ordinária.

3.05 Transferência de lançamentos de Despesas permite a mudança de valor de uma conta para outra no mesmo edifício.

3.06 Consulta ao Movimento Mensal, permite ao usuário acesso direto ao seletor de consultas.

3.07 Emissão de Balancetes, podendo ser emitido:

Relação de Devedores

Relação de Despesas

Relação de Recebimentos

Demonstrativo Financeiro

Resumo Financeiro

Diversos modelos à escolha do usuário, podendo, inclusive, gerar os arquivos TEXTOS para demonstração de Contas conjuntamente com a Ficha de Compensação, para IMPRESSORAS A LASER DE ALTO VOLUME (BUREAUS).

Em todos os relatórios citados, o usuário pode incluir um texto ao final do relatório com as seguintes características:

Texto livre em formato TXT sem limitação de tamanho.

Padrão de Nome:

CDMPENDE. XXX

CDMDESPE. XXX

CDMRECEI. XXX

CDMBALAN. XXX

CDMRESUM. XXX

ONDE XXX = TXT para Genérico (uso para todos edifícios que não possuam texto específico) ou, 999, onde 999 é o número do edifício com texto específico e individual, ou seja, quando especificado um texto exclusivo para determinado edifício, o uso do texto genérico que será impresso para todos, será inibido.

3.08 Balancete Pré-Definido no Cadastro de Edifício, permite a emissão de relatórios da pasta de fechamento mensal de contas, a partir dos tipos possíveis de emissão pré-definidos no cadastro de edifício; esta rotina evita o uso de controles manuais que determinam qual tipo de relatório é emitido para cada edifício no fechamento mensal de contas, podendo assim tornar personalizada a prestação de contas de cada edifício.

3.09 Reabertura de movimento mensal encerrado, desde que um novo período para o mesmo edifício já não tenha sido iniciado.

3.10 Extrato de Edifícios no formato sintético, demonstrando saldos por data, ou, analítico, onde são demonstrados todos os lançamentos do mês, totalizando saldo diário tipo extrato bancário; emite, também, um extrato analítico de despesas.

3.11 Resumo de Despesas por Histórico, relatório de pesquisa rápida permitindo, por exemplo, quantificar para um edifício ou para uma seqüência ou, ainda, para todos os edifícios, a existência ou não de determinada despesa no mês, totalizando por edifício e geral.

3.12 ROTINA DE DADOS ESTATÍTICOS

Seletor com diversas funções onde o usuário, antes de cada encerramento mensal das contas do Edifício, transporta todas as informações de arrecadação e despesa, para um quadro estatístico que acumula os últimos 12 meses. Este seletor compreende:

3.12.1 – CONTAS DE BALANCETE:

Rotina que permite a inclusão, alteração, exclusão e relação de contas de balancetes, que perderam sua razão de ser no presente como, por exemplo: CONTA OBRAS (obra realizada por um período curto de tempo, com arrecadação específica e já concluída, com saldo na conta igual a zero ou saldo remanescente transferido para outra Conta) onde, para fins de estatística, o usuário pretenda incluir o passado do Edifício, uso freqüente quando da implantação de um novo edifício.

3.12.2 – HISTÓRICOS:

Rotina com função idêntica à rotina de Contas de Balancete, para históricos de Receita e Despesa.

3.12.3 – COTAÇÕES DO DÓLAR:

Rotina que permite a manutenção dos dados relativos a: Valor de Venda, Valor de Compra e Data da Cotação do Dólar.

3.12.4 – MANUTENÇÃO DE VALORES:

Rotina que permite a inclusão, alteração, exclusão, consulta e relatório, de valor para determinado edifício, comumente utilizado para acertos contábeis realizados após o encerramento de período de demonstração.

3.12.5 – QUADRO ESTATÍSTICO:

Permite ao usuário a emissão do relatório demonstrativo, analítico ou sintético, em real ou dólar. O usuário pode optar em emitir um determinado edifício ou vários edifícios, com escolha do período, ou seja, de determinado mês e ano até determinado mês e ano.

3.12.6 – IMPORTAÇÃO DE DADOS:

Rotina que permite a importação de dados, sintéticos ou analíticos, a partir de planilha eletrônica do tipo: EXCEL, LOTUS 123 e etc.

3.12.7 – EXPORTAÇÃO DE DADOS:

Rotina que permite a exportação de dados sintéticos ou analíticos, em real ou dólar, dos dados acumulados para planilhas eletrônicas do tipo: EXCEL, LOTUS 123 e etc. O usuário pode optar em exportar um determinado edifício ou vários edifícios, com escolha do período, ou seja, de determinado mês e ano até determinado mês e ano, especificando, inclusive, o drive de disco, diretório e nome do arquivo a ser gerado.

RESUMIDAMENTE FALANDO, a utilização destas rotinas permite ao Usuário a confecção de Gráficos nos aplicativos mais conhecidos do tipo: EXCEL, LOTUS 123 e etc.

3.13 Endereçamento para impressão a laser; rotina que gera, automaticamente, um arquivo em padrão TEXTO, formatado para impressão do DESTINATÁRIO, em cartas, circulares e documentos em geral, que serão impressos em IMPRESSORAS A LASER DE ALTO VOLUME.

3.14 Elaboração da pasta de DOCUMENTOS do Edifício, rotinas apropriadas para a confecção da pasta de documentos dos edifícios com três funções específicas, a saber:

DÊS: Emissão dos comprovantes das despesas que foram lançadas individualmente e agrupadas pelo sistema para a apresentação no pasta do balancete.

AGP: Gera o relatório analítico das despesas que foram agrupadas, para demonstração na pasta de documentos e conciliação.

DIV: Rotina que permite a emissão de FOLHA ROSTO, TÊRMO DE APROVAÇÃO, PROTOCOLO DE ENTREGA DE PASTAS E DOCUMENTOS e FOLHAS PARA ANEXAÇÃO DOS COMPROVANTES DE DESPESAS efetuadas no mês, com o respectivo número do lançamento contábil que originou o lançamento.

3.15 Verifica arquivo RS (resumo) INFO, rotina que permite a verificação dos arquivos de resumos de balancetes a serem emitidos nas fichas de compensação, através de três funções, a saber:

LST, sua função é relacionar em impressora, os dados que serão impressos relativos aos balancetes, na ficha de compensação.

VRF, sua função básica é verificar o tamanho do arquivo que será levado para emissão junto à ficha de compensação, não permitindo assim o estouro de campos.

EDT, função que permite a EDIÇÃO, de avisos ou inclusão de qualquer dado digitado na prestação de contas.

4 - ROTINA DIÁRIA

4.01 Rotina que permite a abertura Diária contábil da Administradora, podendo ou não integrar lançamentos das CONTAS a PAGAR, mantendo ou excluindo os lançamentos de CONTAS a PAGAR não confirmados.

4.02 Baixa de Recibos Manual, diversas telas possibilitando efetuar o recebimento em suas particularidades, a saber: Período sem multa, Período com multa, Atrasado sem multa, Atrasado com multa, Outros recebimentos (outras receitas), Antecipações. Nesta rotina, encontram-se, também, outras rotinas do tipo: Baixar recibo a recibo, em Bloco (40 recibos por tela), Baixa por Valor, Exclusões das baixas em aberto no movimento, ou dentro do mês, com inclusão ou não do condômino na pendência, aceita a numeração bancária (NOSSO NÚMERO) ou número de controle da ADMINISTRADORA.

4.03 Baixa de Recibos automática, rotina que, através da importação de arquivos padrão CNAB (padrão do sistema Bancário), efetua a baixa automática dos títulos, por edifício, em contas vinculadas à conta da Administradora ou INDIVIDUAIS, com critica de registros rejeitados em tempo real e em tela.

4.04 Caixa com AUTENTICAÇÃO, rotina que permite a baixa manual de recibos e lançamento de despesas, através de caixa registradora, terminal eletrônico, ou, através de impressoras matriciais, efetuando a baixa do título e autenticando mecanicamente o documento. Permite também a leitura de código de barras dos recibos a serem baixados através do leitor ótico, podendo este último, ser adaptado ao monitor ou ao teclado do equipamento. Em resumo, esta rotina contém todas as funções necessárias ao recebimento de recibos ou fichas de compensação e lançamentos de despesas, resumindo as duas funções em uma única tela. A implementação desta rotina prescinde de orientação dos analistas da DATA DIGITUS, bem como a compra de hardware específico.

4.05 Lançamento de Despesas por edifício, utilizando-se do plano de contas padrão (determinado pela ADMINISTRADORA), possuindo todas as funções necessárias para a realização desta tarefa, inclusão, exclusão no movimento aberto ou mensal de lançamentos.

4.06 Lançamento de Despesas com Valor Unitário, rotina que permite, o lançamento de despesas com cálculo de total automático pelo sistema. Muito utilizada para despesas do tipo: fotocópias, correio e etc., onde, o número de cópias multiplicado pelo valor unitário, gerará o valor do lançamento. O valor unitário poderá ser digitado na hora do lançamento ou ser sugerido pelo programa se o valor estiver cadastrado no código do histórico de despesa utilizado. Esta rotina possibilita ainda a emissão ou não do(s) recibo(s) incluindo opcionalmente ou não o lançamento efetuado no corpo do recibo, ou seja, o programa pode gerar ou não, um recibo para o lançamento da despesa lançada neste programa. São estas as suas funções em tela:

LCT : Inclui o lançamento de despesa sem Emissão do recibo.

REC : Prepara recibo para a cobrança de DESPESA e opcionalmente inclui o lançamento de despesa.

COP : Prepara recibo para a cobrança de CÓPIAS e opcionalmente inclui o Lançamento de despesa.

4.07 Consulta ao Movimento Mensal, permite ao usuário acesso direto ao seletor de consultas.

4.08 Rotina de Encerramento do dia contábil, com diversas rotinas, entre elas: Lançamento de conta Pendência (diversos lançamentos em um mesmo cheque para diferentes contas), Transferências e Acertos dia entre contas, relação dos lançamentos por edifício (mais utilizado em contas individuais), ou por conta bancária (uso mais intenso quando a conta do edifício está vinculada à conta da Administradora).

4.09 Rotina de reabertura de movimento contábil, desde que outro dia não tenha sido, ainda, aberto.

4.10 Previsão de Receitas, relatório sintético e analítico por edifício, com totalização por data, com dupla função, a saber: se data futura, previsão de entradas, se data passada, análise da inadimplência por edifício e geral.

4.11 Relação de saldos com remuneração, utilizado mais comumente em contas POLL, onde o administrador remunera o edifício por saldos credores e cobra custas financeiras(juros) por saldos devedores.

4.12 Relação de saldos com previsão, realizando uma analise financeira sobre a receita do edifício, uma vez que, em uma única linha, é mostrado o saldo atual do edifício, o montante de compromissos (despesas) a serem realizadas até o fim do período e aberto (através da análise integrada das contas a pagar) e a inadimplência do mês, auxiliando o administrador na tomada de decisão quanto à emissão ou não de rateio extraordinário para cobertura de saldo.

5 - JURÍDICO

5.01 Rotina em tela para cálculo individual por condômino, de valores em atraso, com especificação de Honorários advocatícios, descriminando: principal, multa, correção monetária, juros e honorários, podendo ser impresso através da tecla “PRINT SCREEN”, no teclado normal de seu micro.

5.02 Carta de cobrança ao condômino sem correção monetária: é uma rotina que poderá imprimir os débitos em aberto, para vencimento especificado pelo usuário (entre datas); pode apresentar valores por item, detalhe a detalhe do recibo, por recibo, mostrando vencimento, número do recibo e valor, só o total do débito ou somente o texto da carta. O texto da carta é de formato livre padrão TXT com a seguinte formatação:

CDMCARTA.999

CDMASSIN.999

Onde:999 número do modelo

CDMCARTA 1a parte da carta

CDMASSIN 2a parte da carta, impressa após Demonstração dos valores.

Note que o usuário escolhe o modelo (de 001 a 999 modelos) de carta que poderá ser criado por ele próprio. Além destas opções, poderá o usuário pedir ao sistema que emita o texto especificado no formato de apresentação de AÇÃO, (inicial de processo de cobrança judicial sumária) em formulário normal (80 colunas) ou formulário pré-impresso e personalizado da empresa.

5.03 Carta de cobrança ao condômino com correção monetária: é uma rotina que, a exemplo da Carta de cobrança sem correção monetária, oferece todas as opões da 1a sendo: adicionando-se a ela a correção monetária, juros, multas e, opcionalmente, os honorários advocatícios.

5.04 Etiquetas de condôminos em atraso: possibilita a emissão de etiquetas para condôminos que se encontram em débito, entre datas, informada pelo usuário; destaque-se aí que é grafado em cada etiqueta o termo “JURÍDICO”, dando a entender ao condômino a importância da correspondência que a acompanha.

5.05 Controle de Acordos: possibilita a confecção de acordos extrajudiciais para condôminos devedores, em até 24 parcelas. Subdividi-se em cinco sub-rotinas, a saber:

5.05.1 ACO – ESPECIFICAÇÃO DE ACORDO: através desta rotina selecionam-se os recibos que farão parte do acordo. Ao final do parcelamento, esta rotina gera automaticamente tantos recibos, quantas forem as parcelas do acordo.

5.05.2 CAN – CANCELAMENTO DE ACORDO: através desta rotina é possível cancelar o acordo não cumprido, devolvendo-se para a pendência os recibos originais. Para as parcelas eventualmente pagas do acordo, quando este foi cumprido em parte, as parcelas pagas são levadas para a pendência com valor negativo, ou seja, as parcelas pagas diminuirão o valor pendente.

5.05.3 CON – CONSULTA DE ACORDOS: através desta rotina é possível a consulta a acordos já realizados.

5.05.4 REL – RELATÓRIO DE ACORDOS: semelhante à consulta, esta rotina permite demonstrar em papel os acordos firmados.

5.05.5 ENC – ENCERRAMENTO DOS ACORDOS: através desta rotina é possível sinalizar para o sistema, quais os acordos foram cumpridos integralmente, eliminando-se assim definitivamente, os registros dos recibos gerados originalmente.

5.05.6 QUI - QUITAÇÃO: permite a reativação de todos os recibos originais que fizeram parte do acordo, gerando um valor a débito na conta acordos de forma a zera-la, permitindo assim, que a baixa com multa seja realizada individualmente pela função "BAI", propiciando desta forma a apropriação dos valores originais mais multa nas contas especificadas do rateio (ordinária, fundo de reserva, benfeitorias e etc), porém ao utiliza-la o lançamento de juros e correção monetária deverá ser feito individualmente em cada conta através da função "OUT" - outras receitas.

6 - CONSULTAS EM TELA

CONSULTAS

Este é um seletor específico para usuários que determinam a proteção por senhas, das principais funções do Software, possibilitando aos outros usuários tão somente a entrada neste seletor, para mera consulta.

6.01 Cadastro, alteração, exclusão, relatório e consulta à AGENDA DE COMPROMISSOS por edifício, onde o usuário poderá, inclusive, controlar o andamento do assunto, com controle específico se o mesmo foi resolvido ou não. Importante salientar que esta agenda pode disparar automaticamente um aviso em tela, na abertura do sistema, solicitando se há o desejo ou não de listar os compromissos em papel ou em tela, desde a última vez que esta rotina foi listada ou consultada, ou seja, um controle no sistema avisa que a mesma não foi listada ou consultada desde determinada data e lhe permite listar ou consultar, desde aquela data até atual.

6.02 Consulta aos dados do edifício condôminos.

Alfabético, por código ou por unidade.

6.03 Consulta aos dados de Síndico e Subsíndico.

6.04 Cálculos de valores devidos por condômino específico para a verificação detalhada de débitos e cálculos de determinado condômino em particular.

6.05 Consulta ao movimento MENSAL, a saber, (alterações importantes no decorrer de 1999):

6.05.1 – MOVIMENTO DO DIA:

Consulta ao movimento contábil em aberto por edifício, despesas e receitas.

6.05.2 – EXTRATO EDIFÍCIO:

Permite consulta do movimento mensal, lançamentos de despesas e receitas, classificados por dia, por edifício.

6.05.3 – RECEITAS:

Permite consulta do movimento mensal, somente os lançamentos de RECEITA, classificados por dia, por edifício.

6.05.4 – DESPESAS:

Permite consulta do movimento mensal, somente os lançamentos de DESPESA, classificados por dia, por edifício.

6.05.5 – RESUMO FINANCEIRO:

Apresenta em tela, o resumo financeiro de cada conta de arrecadação do edifício, para o período em aberto do mesmo.

6.05.6 – DEVEDORES:

Permite a livre escolha do edifício, arbitramento do percentual de despesas de cobrança (honorários advocatícios), efetuando então, o cálculo dos valores devidos por condômino, onde são apresentados: unidade, valor do principal, multa, atualização, juros, despesa de cobrança e total.

6.05.7 – CONTAS A PAGAR:

Permite a consulta por edifício, de todos os lançamentos em contas a pagar, que se encontram não integrados, ou seja, lançamentos a futuro, e, mesmo os de data inferior ao movimento em aberto contábil, ou, de período do edifício, não integrado.

(*) Para todos os itens, exceto item seis, DEVEDORES, o saldo disponível do edifício e apresentado em tela.

7 - CONTAS A PAGAR

7.01 Rotina que permite a prévia digitação dos compromissos futuros dos Edifícios: possui uma rotina apropriada para a digitação de lançamentos futuros, contas individuais ou contas vinculadas à conta da Administradora, permitindo a manutenção dos mesmos através de rotinas de inclusão, alteração e exclusão dos dados.

Nesta rotina, o usuário pode, inclusive, determinar o Banco emitente do cheque para pagamento do lançamento, o Favorecido do cheque e, ainda, determinar se o cheque é individual ou agrupado com outros lançamentos (emissão de um único cheque para diversos lançamentos) tenha o edifício conta própria ou vinculada à conta da Administradora, possibilitando, assim, a integração do Software de Condomínio com o Software de Emissão de Cheques da DATA DIGITUS.

Há, também, um artifício que permite o lançamento de valores a título de PREVISÃO.

7.02 Relatórios de Contas a Pagar, onde o usuário determina o período que deseja analisar, edifício ou por data e vice-versa.

7.03 Integração com software de Emissão de Cheques, com rotinas apropriadas para ENVIO dos dados, previamente digitados na rotina de Inclusão, para a emissão dos cheques propriamente ditos e RECEBIMENTO de dados de cheques já emitidos para data futura no software de Emissão de Cheques, que devem ser incluídos nas contas a pagar; vale a pena aqui esclarecer:

7.03.1 - Enviar dados ao software de Emissão de Cheques: é a rotina mais comumente utilizada por usuários que administram as contas de seus edifícios em conta vinculada à conta da Administradora.

7.03.2 – Receber dados do software de Emissão de Cheques: é a rotina mais comumente utilizada por usuários que administram as contas de seus edifícios em contas próprias dos mesmos, com praticamente um cheque para cada lançamento; assim, à medida que as contas são apresentadas à Administradora, a mesma providencia, de pronto, a emissão do cheque pré-datando o mesmo, para arquivamento na pasta de contas a pagar.

Em Ambos os casos, a dupla digitação é evitada por esta rotina.

7.04 Emissão do controle de contas a pagar, rotina apropriada para administradoras que operam seus edifícios com conta vinculada a ela. Emite um relatório que possibilita verificar se os documentos recebidos a pagar foram efetivamente lançados no sistema.

7.05 Integração dos lançamentos contas a pagar permite a inclusão no contas a pagar de despesas não previstas, no mesmo dia e com o movimento aberto.

7.06 Lançamento de Previsão de pagamentos com rotinas específicas que permitem a inclusão, alteração ou exclusão dos lançamentos de previsão.

7.07 Relação de Lançamentos de Previsão, idêntica à rotina de emissão de Contas a pagar: esta rotina possui as mesmas funções encontradas na 1a, referindo-se, sempre, a lançamentos em PREVISÃO.

8 - INTERNET.

Com o advento da INTERNET, a DATA DIGITUS confeccionou e desenvolveu, em parceria com provedores do mercado, um produto que possibilita ao condômino consultar, via INTERNET, visite www.dataminio.com.br, todas as contas do edifício e dados de seus vizinhos (outros condôminos); assim, este módulo é composto de três rotinas especiais e específicas para tal fim, a saber:

8.01 – Ficha cadastral do Edifício, geração de arquivo TEXTO com formatação de dados já adequada para o provedor publicá-lo.

8.02 – Balancete para a Internet, rotina dividida em três rotinas básicas: BLC, para envio de Balancetes (normalmente após o fechamento de contas), MVT, para envio da movimentação do último movimento contábil fechado e PND, para envio de dados dos condôminos em atraso.

8.03 – Dados para Gráficos, rotina que providencia o envio dos dados acumulados na rotina de Dados estatísticos, em formato já padronizado do provedor de INTERNET, transformando os dados numéricos em gráficos coloridos, automaticamente, podendo ser consultados e impressos pelos condôminos a partir da consulta ao site da Administradora.

9 - MANUTENÇÃO

Seletor desenvolvido para acertos e manutenções de dados; quando da operação de forma incorreta pelo usuário ou interrupções que causem desorganização nos dados do sistema.

9.01 Acerta saldo de Balancete: muito utilizado quando da queda de energia em meio a um lançamento contábil, onde, após o retorno da energia, o usuário percebe que a perna contábil, de apropriação do lançamento no demonstrativo do Edifício, não foi efetivada, devido à falha de energia.

9.02 Acerta Saldo Contábil, com função idêntica à anterior, porém, agindo na perna contábil do diário contábil ou razão e relação de saldo contábil.

9.03 Acerto no Valor Antecipado: rotina apropriada ao conserto de valores que necessitem manutenção ou acertos propriamente ditos, na conta Antecipações do demonstrativo financeiro do Edifício (normalmente utilizada na implantação de saldos de novo edifício).

9.04 Copia arquivos de edifícios é a rotina que efetua a transferência de todos os dados de determinado edifício, de uma gerência para outra; entenda-se por gerência, na maioria dos casos, a separação física que o sistema permite, de gerenciamento de edifícios com conta em banco vinculada à conta da Administradora dos edifícios com conta própria; seu uso é necessário quando um edifício, que possuía conta vinculada, pede ao administrador a adoção de conta própria para suas contas.

9.05 Lista arquivo de receita é uma rotina de uso especial para os analistas da DATA DIGITUS e é muito utilizada quando de erros graves de HARDWARE, do tipo: perda de dados no disco, constantes quedas de energia e etc.

9.06 Reorganiza arquivos CDM, como o nome diz, é uma rotina que permite a reconstrução e reestruturação de dados de arquivos de controle do software; é largamente utilizado em troca de versões e em problemas causados por defeito de HARDWARE.

9.07 Reorganiza arquivos EDF, com função idêntica ao anterior; esta rotina reconstrói e reestrutura arquivos de Edifícios.

9.08 Extração de Valores – VILA VELHA; rotina desenvolvida conjuntamente com clientes associados a AABIC, que determinaram o lançamento do produto CARTÃO DE FIDELIDADE 24 horas; esta rotina permite a extração dos valores pagos por condôminos, a titulo de manutenção mensal do serviço do cartão, valores estes que pegaram carona, no recibo normal do condômino, gerando um arquivo TEXTO, padrão TXT, que deve ser enviado à Seguradora VILA VELHA.

Esta rotina pode eliminar, inclusive, os registros de condôminos que não efetuaram o pagamento do recibo (eliminação tão somente do item que cobra o serviço de manutenção do cartão); todos os dados extraídos e ou enviados podem ser conferidos através de relatório emitido por esta rotina.

9.09 Libera Flags de uso, rotina desenvolvida para liberação de terminais em rede que foram suspensos por queda energia, falha na rede ou pela rotina que suspende o uso de terminais, rotina normalmente acionada por nossos analistas quando da troca de versão do Software.

9.10 Suspende uso do sistema, rotina desenvolvida para uso exclusivo dos analistas da DATA DIGITUS, quando da necessidade de manutenções em dados de uso do software ou trocas de versões.

9.11 Impressoras e Etiquetas, rotina apropriada à configuração de impressoras matriciais, a tinta, a laser entre outras e configurador de etiquetas auto-adesivas que serão utilizadas pelo usuário, comprimento, largura, tipo de impressão (tamanho da letra) e etc.

9.12 Acerto entre gerências, é uma rotina que permite ao usuário abrir um novo período de demonstração financeira para o edifício sem, antes, encerrar o anterior (copiando os arquivos para outro diretório no disco); efetivar os ajustes no período anterior, encerrá-lo e, através desta rotina, solicitar que os acertos verificados sejam transportados para o mês corrente automaticamente.

9.13 Balancete Panorâmico/Vertical, esta opção de impressão dos balancetes em formato ‘LAND SCAPE’ ou ‘PORTRAIT’, ou em outras palavras no formato VERTICAL ou HORIZONTAL, foi especialmente desenvolvida para configurações de máquina em que não há memória suficiente para o uso das rotinas do seletor de BALANCETES opções: